E-faktura dla sklepów internetowych w Europie: KSeF, Verifactu i ViDA
Faktura PDF wysyłana e-mailem odchodzi w Europie do przeszłości. Kilka krajów już wymaga faktur w ustrukturyzowanym formacie, który odczyta program, lub ogłosiło datę takiego obowiązku, a dyrektywa ViDA rozszerzy tę zasadę na sprzedaż między firmami w UE. Omawiamy poszczególne przepisy, to, których sklepów internetowych dotyczą, terminy obowiązujące w październiku 2026 r. oraz przygotowanie w PrestaShop i Shopify.
E-faktura, Verifactu i e-reporting to nie to samo
- Ustrukturyzowana e-faktura: plik XML (lub PDF z osadzonym XML) zgodny z europejską normą EN 16931, w składni UBL lub CII. Zwykły PDF nie jest e-fakturą.
- Weryfikowalne systemy fakturowania, takie jak Verifactu w Hiszpanii: nie zmieniają faktury otrzymywanej przez klienta, lecz program, który ją wystawia.
- E-reporting: przekazywanie danych o sprzedaży do administracji skarbowej, także sprzedaży konsumentom, jak we Francji.
Sprzedaż konsumentom czy firmom: co Cię dotyczy
- Tylko konsumenci (B2C): w większości krajów ustrukturyzowana faktura nie jest obowiązkowa; Niemcy na przykład wprost wyłączają faktury dla konsumentów końcowych. Wyjątkami są Włochy, gdzie system SdI od 2019 r. obejmuje także konsumentów, oraz Hiszpania, gdzie Verifactu dotyczy programu, którym wystawiasz każdą fakturę lub paragon. We Francji sprzedaż osobom prywatnym jest zgłaszana administracji (e-reporting).
- Firmy (B2B): tu pojawia się obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, z własnym harmonogramem w każdym kraju. Przepisy krajowe dotyczą transakcji między firmami z tego samego kraju; transakcje wewnątrzwspólnotowe obejmie ViDA.
Jeśli sprzedajesz firmom z innych krajów UE, najpierw sprawdź ich numer VAT w naszej bezpłatnej wyszukiwarce numerów VAT w VIES.
Hiszpania: Verifactu i e-faktura B2B
Verifactu (dekret królewski 1007/2023)
Dekret królewski 1007/2023 z 5 grudnia określa wymagania dla programów do fakturowania: każda faktura tworzy rekord z łańcuchowym skrótem, zawiera kod QR, a system może wysyłać rekordy do hiszpańskiej administracji podatkowej (tryb VERI*FACTU). Dotyczy każdej faktury, zarówno dla konsumentów, jak i dla firm. Wyłączeni są podatnicy korzystający już z SII, a Kraj Basków i Nawarra mają własne systemy.
Terminy przesuwano kilkukrotnie. Zgodnie z obowiązującym brzmieniem, nadanym przez królewski dekret z mocą ustawy 15/2025 z 2 grudnia, systemy muszą być dostosowane przed 1 stycznia 2027 r. w przypadku podatników podatku od osób prawnych i przed 1 lipca 2027 r. w przypadku pozostałych, w tym osób prowadzących działalność gospodarczą. 5 października 2026 r. hiszpańskie Ministerstwo Finansów opublikowało komunikat zapowiadający przesunięcie tych obowiązków na październik 2028 r., aby zrównać je z obowiązkową e-fakturą dla MŚP i samozatrudnionych. Nowego terminu nie ma jeszcze w hiszpańskim dzienniku urzędowym (BOE): do tego czasu prawnie obowiązują daty z 2027 r.
E-faktura B2B (ustawa Crea y Crece)
Ustawa 18/2022 o tworzeniu i rozwoju przedsiębiorstw nakłada obowiązek e-faktury w transakcjach między przedsiębiorcami. Wykonuje ją dekret królewski 238/2026 z 25 marca, który dopuszcza UBL, CII, EDIFACT i Facturae oraz tworzy publiczne rozwiązanie administracji podatkowej obok platform prywatnych. Terminy liczy się od rozporządzenia HAC/1028/2026 z 2 października, opublikowanego w BOE 5 października 2026 r. i obowiązującego od następnego dnia: dwanaście miesięcy później (6 października 2027 r.) dla firm z obrotem powyżej 8 mln euro i dwadzieścia cztery miesiące później (6 października 2028 r.) dla pozostałych. Trzeba będzie też zgłaszać odrzucenie i zapłatę faktur.
Niemcy, Francja, Włochy, Belgia i Polska
Niemcy: XRechnung i ZUGFeRD
Od 1 stycznia 2025 r. każda firma z siedzibą w Niemczech musi móc odbierać e-faktury od innych niemieckich firm. Przy wystawianiu obowiązuje okres przejściowy z § 27 ust. 38 niemieckiej ustawy o VAT (UStG): papier i PDF (ten za zgodą odbiorcy) są dopuszczalne do 31 grudnia 2026 r.; w 2027 r. tylko dla firm, których obrót w poprzednim roku nie przekroczył 800 000 euro; od 1 stycznia 2028 r. wystawianie e-faktur jest obowiązkowe dla wszystkich. Według FAQ niemieckiego Federalnego Ministerstwa Finansów wymagania spełniają XRechnung i ZUGFeRD od wersji 2.0.1 (z wyjątkiem profili MINIMUM i BASIC-WL); wyłączone są sprzedaż konsumentom i faktury do 250 euro.
Francja: Factur-X i platformy zatwierdzone
Według francuskiej administracji skarbowej od 1 września 2026 r. wszystkie firmy muszą móc odbierać e-faktury, a duże i średnie przedsiębiorstwa muszą je wystawiać i przekazywać dane o transakcjach i płatnościach (e-reporting). MŚP i mikroprzedsiębiorstwa dołączą 1 września 2027 r. Faktury przechodzą przez zatwierdzone platformy (plateformes agréées) w trzech formatach podstawowych: UBL, CII i Factur-X, czyli PDF/A-3 z osadzonym XML.
Włochy: SdI od 2019 r.
Włochy były pionierem: od 1 stycznia 2019 r. e-faktura w XML (FatturaPA) przez Sistema di Interscambio (SdI) jest obowiązkowa między podmiotami z siedzibą we Włoszech, zarówno wobec firm, jak i konsumentów końcowych, jak wyjaśnia włoskie Ministerstwo Gospodarki i Finansów.
Belgia i Polska
W Belgii podatnicy VAT stosują między sobą ustrukturyzowane e-faktury od 1 stycznia 2026 r. (oficjalny portal efacture.belgium.be), a siecią referencyjną jest Peppol. W Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych (Ministerstwo Finansów).
Peppol, UBL i EN 16931: wspólny język
Norma EN 16931 określa dane e-faktury; UBL i CII to jej dwie składnie XML. Peppol to sieć wymiany z profilem Peppol BIS (UBL), a XRechnung i Factur-X/ZUGFeRD to krajowe odmiany tej samej normy. Mając faktury zgodne z EN 16931, masz podstawę dla prawie wszystkich krajów; zmienia się tylko kanał przesyłania.
ViDA: co czeka całą UE
Dyrektywa Rady (UE) 2025/516 z 11 marca 2025 r. zmienia dyrektywę VAT. Od 14 kwietnia 2025 r. państwa członkowskie mogą wprowadzać krajowy obowiązek e-faktur bez zgody UE. Od 1 lipca 2030 r. transakcje między firmami z różnych państw członkowskich będą fakturowane elektronicznie zgodnie z EN 16931, z cyfrowym raportowaniem danych do administracji. Istniejące systemy krajowe trzeba będzie zharmonizować najpóźniej do 1 stycznia 2035 r.
Tabela krajów: przepisy, format i data
| Kraj | Przepisy | Format | Data |
|---|---|---|---|
| Hiszpania (wszyscy) | RD 1007/2023 (Verifactu) | Rekord łańcuchowy + kod QR na fakturze | 1.01.2027 spółki; 1.07.2027 pozostali (przesunięcie na październik 2028 zapowiedziane, nieopublikowane) |
| Hiszpania (B2B) | Ustawa 18/2022 i RD 238/2026 | UBL, CII, EDIFACT, Facturae | 6.10.2027 (powyżej 8 mln €); 6.10.2028 pozostali |
| Niemcy (B2B) | § 14 i § 27 UStG | XRechnung, ZUGFeRD 2.0.1+ | Odbiór 1.01.2025; wystawianie 1.01.2027 (powyżej 800 000 €) i 1.01.2028 wszyscy |
| Francja (B2B i e-reporting) | Art. 289 bis CGI | Factur-X, UBL, CII | Odbiór oraz duże/średnie 1.09.2026; MŚP 1.09.2027 |
| Włochy (B2B i B2C) | D.lgs. 127/2015 | FatturaPA (XML) przez SdI | 1.01.2019 |
| Belgia (B2B) | Belgijski kodeks VAT | Peppol BIS / EN 16931 | 1.01.2026 |
| Polska (B2B) | Ustawa o VAT (KSeF) | Ustrukturyzowany XML w KSeF | 1.02.2026 duzi; 1.04.2026 pozostali |
| UE (B2B wewnątrzwspólnotowe) | Dyrektywa (UE) 2025/516 | EN 16931 | 1.07.2030 |
Jak to zrobić w PrestaShop
- Podziel sprzedaż (B2C, B2B i kraje) i włącz tryb B2B w PrestaShop, aby pytać o nazwę firmy i numer VAT.
- Sprawdź numer VAT klientów biznesowych z innych krajów przed wystawieniem faktury bez VAT.
- Generuj faktury ustrukturyzowane: natywny PDF PrestaShop nie jest e-fakturą. Nasz moduł e-faktur UE tworzy z faktur sklepu pliki Factur-X, ZUGFeRD, XRechnung i UBL (Peppol BIS) i dołącza je do e-maila z zamówieniem.
- Zadbaj o czytelną fakturę: moduł faktur i dowodów dostawy PDF pozwala dopasować jej wygląd i dane.
- Wybierz kanał przesyłania w krajach, które go wymagają (zatwierdzona platforma we Francji, SdI we Włoszech, KSeF w Polsce, Peppol w Belgii), razem z księgowym.
- Przygotuj się na Verifactu, jeśli fakturujesz z Hiszpanii: program wystawiający faktury, sklep lub system księgowy, musi na czas spełniać RD 1007/2023.
Jak to zrobić w Shopify
Shopify sam nie generuje ustrukturyzowanych e-faktur: tworzą je aplikacje lub podłączony program księgowy. Kroki: pytaj w kasie o firmę i numer VAT, sprawdź numer w VIES, wybierz aplikację do fakturowania, która tworzy EN 16931 (UBL, CII lub Factur-X) dla klientów biznesowych, a jeśli fakturujesz z Hiszpanii, sprawdź, czy aplikacja lub księgowość spełniają Verifactu. Więcej kontroli znajdziesz w naszych bezpłatnych narzędziach dla sklepów internetowych.
Częste błędy
- Uznawanie PDF-a wysłanego e-mailem za e-fakturę: w Niemczech, Francji, Belgii, Polsce i Włoszech nią nie jest.
- Mylenie Verifactu z e-fakturą B2B: to dwa odrębne obowiązki z odrębnymi harmonogramami.
- Traktowanie zapowiedzianego przesunięcia jak obowiązującego prawa: liczy się tylko to, co opublikowano w dzienniku urzędowym.
- Zapominanie o odbiorze: w Niemczech i Francji trzeba móc odbierać e-faktury, nawet zanim trzeba je wystawiać.
Najczęściej zadawane pytania
Czy sklep internetowy sprzedający tylko konsumentom potrzebuje e-faktury?
Zasadniczo nie musisz wystawiać konsumentom faktur ustrukturyzowanych, z wyjątkiem Włoch. Jeśli jednak fakturujesz z Hiszpanii, Verifactu dotyczy programu, którym wystawiasz każdą fakturę lub paragon, a we Francji sprzedaż osobom prywatnym podlega e-reportingowi.
Od kiedy Verifactu jest obowiązkowe?
Według BOE na październik 2026 r.: od 1 stycznia 2027 r. dla spółek i od 1 lipca 2027 r. dla pozostałych. Hiszpańskie Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie na październik 2028 r., ale zmiana nie została jeszcze opublikowana w BOE.
Jaki format wybrać przy sprzedaży firmom z kilku krajów?
Zgodny z EN 16931. Factur-X/ZUGFeRD (PDF z XML) sprawdzi się we Francji i Niemczech i jest czytelny dla człowieka; UBL w profilu Peppol BIS to standard odniesienia w Belgii i w sieci Peppol.
Czy dotyczy to sprzedaży firmom z innych krajów UE?
Obecne obowiązki krajowe dotyczą sprzedaży między firmami z tego samego kraju. Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż B2B zostanie objęta obowiązkową e-fakturą od 1 lipca 2030 r. na mocy ViDA.
Ten przewodnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.