E-Rechnungspflicht im B2B mit Shopify: XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X für Deutschland und Frankreich

Wenn Ihr Shopify-Shop an Unternehmen verkauft, ist die klassische PDF-Rechnung ein Auslaufmodell. In Deutschland müssen alle Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, und die Pflicht zur Ausstellung kommt stufenweise bis 2028. In Frankreich müssen alle Unternehmen seit dem 1. September 2026 E-Rechnungen empfangen können; kleine und mittlere Unternehmen müssen sie ab dem 1. September 2027 ausstellen.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine E-Rechnung genau ist (und warum ein PDF keine ist), welche Formate es gibt, welche Fristen gelten, wie Sie steuerfrei an Unternehmen in anderen EU-Ländern fakturieren und wie Sie das Ganze in Shopify in wenigen Minuten erledigen.

E-Rechnungspflicht im B2B: Was sich ändert

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, die die Software des Kunden ohne Abtippen einlesen kann: entweder reines XML oder ein hybrides PDF mit eingebettetem XML. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen Unternehmen (B2B); Verkäufe an Verbraucher bleiben unverändert.

Shopify erstellt solche Rechnungen nicht von Haus aus: Die Rechnungen, die Sie aus der Bestellung drucken, sind Dokumente zum Lesen, keine Dateien zum Import. Wer an Unternehmen verkauft, braucht deshalb eine App oder ein Rechnungsprogramm, das das richtige Format erzeugt.

XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X im Überblick

Format	Was es ist	Wo es genutzt wird
XRechnung	Reines XML (UBL oder CII) mit den deutschen Regeln auf Basis der EN 16931. Es wird nicht als Dokument angezeigt, sondern von der Software des Empfängers gelesen.	Deutschland, Pflicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern und im B2B stark gefragt.
ZUGFeRD	Ein lesbares PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Gilt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.	Deutschland, im B2B.
Factur-X	Dasselbe hybride Format wie ZUGFeRD unter französischem Namen (Factur-X 1.07 entspricht ZUGFeRD 2.3).	Frankreich, eines der drei Basisformate der Reform neben UBL und CII.

Wer in mehrere Länder verkauft, erzeugt am besten zu jeder Rechnung gleichzeitig das ZUGFeRD-/Factur-X-PDF und die XRechnung: Der Kunde nimmt das Format, das seine Software verarbeitet.

Deutschland: Fristen der E-Rechnungspflicht

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Die Fristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG und in den FAQ des Bundesfinanzministeriums:

• Seit dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist.
• Bis zum 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und PDF-Rechnungen (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) sind weiter zulässig.
• Im Jahr 2027: Diese Ausnahme gilt nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres 800.000 Euro nicht überstiegen hat.
• Ab dem 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen an andere Unternehmen E-Rechnungen ausstellen.

Ausgenommen sind Verkäufe an Verbraucher und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro; Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen (aber empfangen können). Welche Angaben die Rechnung braucht (Leitweg-ID, Gutschrift bei Rücksendungen) und eine Beispielrechnung zum Download finden Sie in unserem Leitfaden E-Rechnung in Shopify.

Frankreich: die Reform der elektronischen Rechnungsstellung

Laut der französischen Finanzverwaltung betrifft die Reform in Frankreich ansässige, umsatzsteuerpflichtige Unternehmen:

• Seit dem 1. September 2026: Alle müssen E-Rechnungen empfangen können; große und mittelgroße Unternehmen müssen sie ausstellen und ihre Transaktionsdaten melden (E-Reporting).
• Ab dem 1. September 2027: Auch kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen müssen ausstellen und das E-Reporting übernehmen.

In Frankreich werden Rechnungen nicht per E-Mail verschickt, sondern über eine zugelassene Plattform (plateforme agréée), die jedes Unternehmen selbst wählt. Verkäufe an Verbraucher und an Unternehmen im Ausland laufen nicht über das System, ihre Daten werden aber per E-Reporting gemeldet. Weitere Länder und die EU-Regeln finden Sie in unserem Leitfaden zur E-Rechnung in Europa.

Was ein Shopify-Shop mit B2B-Kunden tun muss

1. Firmendaten beim Kauf abfragen: Firmenname und USt-IdNr. (und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID).
2. Die USt-IdNr. in VIES prüfen, bevor Sie steuerfrei an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land verkaufen, zum Beispiel mit unserer kostenlosen USt-IdNr.-Prüfung in VIES.
3. Die Rechnung im Format nach EN 16931 erzeugen (ZUGFeRD / Factur-X und XRechnung), sobald die Bestellung bezahlt oder versendet ist, mit lückenloser fortlaufender Nummer.
4. Gutschriften (Rechnungskorrekturen) bei Erstattungen ebenfalls elektronisch ausstellen.
5. Die Datei an den Kunden schicken (in Deutschland genügt die E-Mail) oder in Frankreich über Ihre zugelassene Plattform übermitteln.
6. Die Rechnungen im Originalformat aufbewahren, und zwar für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Reverse Charge: steuerfrei an Unternehmen in der EU verkaufen

Wenn Sie an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land mit gültiger USt-IdNr. verkaufen, berechnen Sie in der Regel keine Umsatzsteuer, und die Rechnung muss den Grund nennen. Die Richtlinie 2006/112/EG unterscheidet zwei Fälle:

• Waren: steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (Artikel 138). Die Rechnung enthält die USt-IdNr. beider Unternehmen und den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• Dienstleistungen: Der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land (Artikel 196). Die Rechnung trägt den Hinweis «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (Reverse Charge).

In der E-Rechnung reicht der Text allein nicht: Das XML enthält außerdem eine Steuerkategorie (K für die innergemeinschaftliche Lieferung, AE für Reverse Charge), die die Software des Kunden prüft. Das ist einer der häufigsten Gründe für zurückgewiesene Rechnungen.

So lösen Sie es in Shopify mit der App LG e-Invoice

Unsere App LG E-Rechnung: XRechnung ZUGFeRD erstellt die E-Rechnungen Ihrer Shopify-Bestellungen, mit einem kostenlosen Plan bis zu einer bestimmten Zahl von Rechnungen pro Monat:

1. Installieren Sie die App aus dem Shopify App Store und tragen Sie Ihre Firmendaten ein: USt-IdNr., Anschrift und Nummernkreis.
2. Wählen Sie den Rechnungszeitpunkt: bei Zahlung, bei Versand oder manuell.
3. Aktivieren Sie den Block im Warenkorb, damit Geschäftskunden Firmenname, USt-IdNr. und bei Bedarf die Leitweg-ID angeben.

Ab dann hat jede Bestellung ihr ZUGFeRD-2.3-/Factur-X-1.07-PDF und ihre XRechnung 3.0, jede Erstattung ihre Gutschrift. Bestellt ein Unternehmen aus einem anderen EU-Land ohne Umsatzsteuer, setzt die App den passenden Hinweis und die richtige Steuerkategorie (innergemeinschaftliche Lieferung oder Reverse Charge). Die Dateien werden mit den Referenzvalidatoren KoSIT und Mustang geprüft, und Sie können alle als ZIP für Ihr Steuerbüro herunterladen.

Die App erzeugt die Dateien, übermittelt sie aber an keine Behörde. In Deutschland können Sie sie per E-Mail versenden, in Frankreich laden Sie sie bei Ihrer zugelassenen Plattform hoch. Mehr Details finden Sie auf der Seite der App, und für PrestaShop-Shops gibt es unser E-Rechnungsmodul für PrestaShop.

App im Shopify App Store ansehen (kostenloser Plan)

Häufige Fehler

• Ein PDF per E-Mail für eine E-Rechnung halten: In Deutschland ist es nur bis 2026 (bzw. 2027) zulässig, in Frankreich gar nicht.
• ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC-WL nutzen: Das gilt in Deutschland nicht als E-Rechnung.
• Steuerfrei an ein Unternehmen verkaufen, ohne die USt-IdNr. in VIES zu prüfen.
• «Reverse Charge» in den Text schreiben, im XML aber die normale Steuerkategorie lassen.
• Die elektronische Gutschrift bei Erstattungen vergessen oder Lücken im Nummernkreis lassen.

Häufige Fragen

Muss mein Shopify-Shop E-Rechnungen ausstellen?

Wenn Ihr Unternehmen in Deutschland ansässig ist und an andere deutsche Unternehmen verkauft, ja: spätestens ab 2028 (ab 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag). In Frankreich ab dem 1. September 2027 für kleine und mittlere Unternehmen. Wenn Sie nur an Verbraucher verkaufen, nein.

Mein Unternehmen sitzt in Österreich und verkauft an deutsche Firmen. Betrifft mich das?

Die deutsche Pflicht gilt für in Deutschland ansässige Unternehmen. Ihre Kunden können aber bereits E-Rechnungen empfangen und verlangen immer öfter XRechnung oder ZUGFeRD, um sie ohne Abtippen zu verbuchen.

Welches Format soll ich wählen, XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide sind in Deutschland zulässig. ZUGFeRD / Factur-X lässt sich wie ein normales PDF lesen und passt auch für Frankreich; XRechnung verlangen öffentliche Auftraggeber und viele Buchhaltungsprogramme. Am bequemsten ist es, beide zu erzeugen.

Erstellt Shopify E-Rechnungen ohne App?

Nein. Shopify erzeugt keine Rechnungen nach EN 16931: Dafür braucht es eine App oder ein mit dem Shop verbundenes Rechnungsprogramm.

Quellen und Stand: Fristen für Deutschland am 26.10.2026 in § 27 Abs. 38 UStG geprüft, Fristen für Frankreich am 25.10.2026 auf impots.gouv.fr. Ändern sich die Fristen, aktualisieren wir diesen Leitfaden.

Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt keine Rechtsberatung.