E-Rechnung in Shopify: XRechnung und ZUGFeRD für B2B in Deutschland (mit Beispielrechnung)

Wenn Ihr Shopify-Shop an Unternehmen in Deutschland verkauft, reicht die PDF-Rechnung aus der Bestellung bald nicht mehr. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und bis 2028 wird das Ausstellen Pflicht. Dieser kurze Leitfaden erklärt, was XRechnung und ZUGFeRD von einem Shop verlangen, welche Fristen gelten, welche Angaben die Rechnung braucht, was bei Rücksendungen passiert, und zeigt eine echte Beispielrechnung zum Herunterladen.

Wen die E-Rechnungspflicht betrifft

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931, die die Software des Kunden ohne Abtippen einliest. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine «sonstige Rechnung».

Nicht betroffen sind Verkäufe an Verbraucher. Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Empfangen können muss eine E-Rechnung aber jedes Unternehmen.

Fristen: von 2025 bis 2028

Die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38 UStG:

  • Seit dem 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
  • Umsätze bis zum 31. Dezember 2026: Papier oder PDF sind noch erlaubt (das PDF nur, wenn der Kunde zustimmt).
  • Umsätze im Jahr 2027: Diese Ausnahme gilt nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag.
  • Ab dem 1. Januar 2028: Alle Unternehmen stellen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen aus.

Das Bundesfinanzministerium erläutert die Details im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide erfüllen die Norm EN 16931 und sind im B2B zulässig:

  • XRechnung ist reines XML mit den deutschen Zusatzregeln. Man sieht kein Dokument, die Buchhaltungssoftware liest es. Öffentliche Auftraggeber verlangen sie.
  • ZUGFeRD ist ein normal lesbares PDF (PDF/A-3) mit eingebettetem XML. Als E-Rechnung zählt es ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Für einen Shop ist es am einfachsten, zu jeder Bestellung beide Dateien zu erzeugen: Der Kunde nimmt, was seine Software verarbeitet.

Welche Angaben die E-Rechnung braucht

Die Pflichtangaben sind dieselben wie bei jeder Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG), nur in den richtigen Feldern des XML:

  • Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr., Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden.
  • Die USt-IdNr. des Kunden, wenn Sie steuerfrei an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land liefern oder Reverse Charge gilt (§ 14a UStG). Prüfen Sie sie vorher in VIES, zum Beispiel mit unserer kostenlosen USt-IdNr.-Prüfung.
  • Rechnungsnummer (fortlaufend, ohne Lücken), Rechnungsdatum und Liefer- oder Leistungsdatum.
  • Menge und Bezeichnung der Artikel, Nettobetrag je Steuersatz, Steuersatz und Steuerbetrag (oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung).
  • Käuferreferenz (Feld BT-10). Die XRechnung verlangt sie immer. Bei Behörden ist es die Leitweg-ID, ohne die die Rechnung nicht zugestellt wird (§ 5 ERechV, zusammen mit Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Adresse). Bei Firmenkunden genügt die Bestellnummer oder die Referenz, die der Kunde angibt. Fehlt sie, ist die Rechnung umsatzsteuerlich trotzdem gültig (BMF, Rn. 35a), aber die Software des Kunden kann sie ablehnen.

Rücksendungen und Erstattungen: die Gutschrift

Bei einer Rücksendung ändert sich die Bemessungsgrundlage (§ 17 UStG). Laut BMF ist dafür keine Rechnungsberichtigung nötig (Rn. 51a). Ihr Kunde braucht aber einen Beleg, um seine Vorsteuer zu korrigieren. Deshalb stellen Shops dafür ein Korrekturdokument aus, im Handel meist «Gutschrift» genannt: eine E-Rechnung vom Typ 381, die auf die Originalrechnung verweist und die erstatteten Positionen mit ihrer Steuer ausweist.

Zwei Punkte, die man kennen sollte:

  • Umsatzsteuerlich ist eine «Gutschrift» nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG etwas anderes: die Abrechnung, die der Käufer selbst ausstellt. Das Korrekturdokument Ihres Shops ist eine kaufmännische Gutschrift.
  • Muss eine E-Rechnung tatsächlich berichtigt werden (falsche Angaben), muss auch die Berichtigung eine E-Rechnung sein. Eine E-Mail mit den richtigen Daten reicht nicht.

Beispiel herunterladen: Rechnung und Gutschrift

Diese Dateien hat unsere App aus einer Beispielbestellung erzeugt: Die (fiktive) Muster Möbel GmbH aus Berlin verkauft an die Beispiel Büro GmbH in Stuttgart, mit 19 % und 7 % Umsatzsteuer und Versand. Danach wird ein Artikel zurückgeschickt.

Alle vier Dateien bestehen die Referenzprüfungen: der KoSIT-Validator mit der Konfiguration XRechnung 3.0.2 für die XML-Dateien und Mustang (mit veraPDF) für die PDF-Dateien. Öffnen Sie das PDF in einem normalen Reader, sehen Sie eine gewöhnliche Rechnung; die Buchhaltungssoftware liest dagegen das eingebettete XML.

So erstellt Ihr Shopify-Shop XRechnung und ZUGFeRD

Shopify erzeugt keine Rechnungen nach EN 16931. Mit unserer App LG XRechnung & ZUGFeRD geht es so:

  1. App installieren und Firmendaten eintragen: USt-IdNr. oder Steuernummer, Anschrift, Kontakt und Nummernkreis.
  2. Rechnungszeitpunkt wählen: bei Zahlung, bei Versand oder manuell.
  3. Den Block im Warenkorb aktivieren, damit Firmenkunden Firmenname, USt-IdNr. und bei Behörden die Leitweg-ID angeben.

Ab dann bekommt jede Bestellung ihr ZUGFeRD-PDF und ihre XRechnung, und jede Erstattung ihre Gutschrift mit Verweis auf die Rechnung. Bei steuerfreien Verkäufen an Unternehmen in anderen EU-Ländern setzt die App den passenden Hinweis und die richtige Steuerkategorie. Alle Dateien können Sie als ZIP für Ihr Steuerbüro herunterladen. Die App übermittelt nichts an Behörden: In Deutschland genügt der Versand per E-Mail. Für Frankreich und die Fristen dort lesen Sie unseren Leitfaden zur E-Rechnungspflicht im B2B; mehr zur App auf ihrer Seite bei uns.

Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt keine Steuerberatung. Rechtsstand: 23. Oktober 2026.

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