E-Rechnung für Onlineshops in Europa: XRechnung, Verifactu und ViDA

Die per E-Mail verschickte PDF-Rechnung hat in Europa ausgedient. Mehrere Länder verlangen bereits Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format oder haben ein festes Datum dafür veröffentlicht, und die ViDA-Richtlinie dehnt das auf Umsätze zwischen Unternehmen in der EU aus. Wir zeigen die Vorschriften, welche Onlineshops betroffen sind, die Fristen mit Stand Oktober 2026 und die Umsetzung in PrestaShop und Shopify.

E-Rechnung, Verifactu und E-Reporting: drei verschiedene Dinge

• Strukturierte E-Rechnung: eine XML-Datei (oder ein PDF mit eingebettetem XML) nach der europäischen Norm EN 16931, in der Syntax UBL oder CII. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
• Prüfbare Rechnungssysteme wie Verifactu in Spanien: Sie ändern nicht die Rechnung, die der Kunde erhält, sondern die Software, die sie ausstellt.
• E-Reporting: die Meldung von Umsatzdaten an die Finanzverwaltung, auch bei Verkäufen an Verbraucher, wie in Frankreich.

Verkauf an Verbraucher oder an Unternehmen: was für Sie gilt

• Nur an Verbraucher (B2C): In den meisten Ländern ist die strukturierte Rechnung keine Pflicht; Deutschland nimmt Rechnungen an Endverbraucher ausdrücklich aus. Ausnahmen sind Italien, wo das SdI seit 2019 auch Verbraucher abdeckt, und Spanien, wo Verifactu die Software betrifft, mit der Sie jede Rechnung oder jeden Beleg ausstellen. In Frankreich werden Verkäufe an Privatpersonen an die Finanzverwaltung gemeldet (E-Reporting).
• An Unternehmen (B2B): Hier greift die Pflicht, strukturierte Rechnungen auszustellen und zu empfangen, mit eigenem Zeitplan je Land. Die nationalen Regeln betreffen Umsätze zwischen Unternehmen im selben Land; grenzüberschreitende EU-Umsätze folgen mit ViDA.

Wenn Sie an Unternehmen in anderen EU-Ländern verkaufen, prüfen Sie zuerst deren USt-IdNr. mit unserem kostenlosen VIES-Prüftool für USt-IdNr.

Spanien: Verifactu und B2B-E-Rechnung

Verifactu (Königliches Dekret 1007/2023)

Das Königliche Dekret 1007/2023 vom 5. Dezember legt die Anforderungen an Rechnungssoftware fest: Jede Rechnung erzeugt einen Datensatz mit verketteter Prüfsumme, trägt einen QR-Code, und das System kann die Datensätze an die spanische Steuerbehörde senden (Modus VERI*FACTU). Es gilt für jede Rechnung, an Verbraucher wie an Unternehmen. Ausgenommen sind Steuerpflichtige im SII-Verfahren; das Baskenland und Navarra haben eigene Systeme.

Die Fristen wurden mehrfach verschoben. Nach der geltenden Fassung durch das Königliche Gesetzesdekret 15/2025 vom 2. Dezember müssen die Systeme vor dem 1. Januar 2027 für körperschaftsteuerpflichtige Unternehmen und vor dem 1. Juli 2027 für alle anderen, einschließlich Selbstständiger, angepasst sein. Am 5. Oktober 2026 veröffentlichte das spanische Finanzministerium eine Mitteilung, wonach diese Pflichten auf Oktober 2028 verschoben werden sollen, um sie an die E-Rechnungspflicht für KMU und Selbstständige anzugleichen. Diese neue Frist steht noch nicht im spanischen Amtsblatt (BOE): Bis dahin gelten rechtlich die Termine von 2027.

B2B-E-Rechnung (Gesetz Crea y Crece)

Das Gesetz 18/2022 über Unternehmensgründung und -wachstum schreibt die E-Rechnung zwischen Unternehmern vor. Umgesetzt wird es durch das Königliche Dekret 238/2026 vom 25. März, das UBL, CII, EDIFACT und Facturae zulässt und neben privaten Plattformen eine öffentliche Lösung der Steuerbehörde schafft. Die Fristen laufen ab der Verordnung HAC/1028/2026 vom 2. Oktober, im BOE veröffentlicht am 5. Oktober 2026 und am Folgetag in Kraft: zwölf Monate später (6. Oktober 2027) für Unternehmen mit mehr als 8 Millionen Euro Umsatz und vierundzwanzig Monate später (6. Oktober 2028) für alle anderen. Zusätzlich müssen Ablehnung und Zahlung von Rechnungen gemeldet werden.

Deutschland, Frankreich, Italien, Belgien und Polen

Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG: Papier und PDF (dieses mit Zustimmung des Empfängers) sind bis zum 31. Dezember 2026 zulässig; 2027 nur noch für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 Euro nicht überstieg; ab dem 1. Januar 2028 ist die Ausstellung für alle Pflicht. Laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) die Anforderungen; ausgenommen sind B2C-Umsätze und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Frankreich: Factur-X und zugelassene Plattformen

Laut der französischen Finanzverwaltung müssen seit dem 1. September 2026 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und große sowie mittelgroße Unternehmen müssen sie ausstellen und ihre Transaktions- und Zahlungsdaten übermitteln (E-Reporting). KMU und Kleinstunternehmen folgen am 1. September 2027. Die Rechnungen laufen über zugelassene Plattformen (plateformes agréées) in drei Basisformaten: UBL, CII und Factur-X, ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML.

Italien: SdI seit 2019

Italien war Vorreiter: Seit dem 1. Januar 2019 ist die XML-E-Rechnung (FatturaPA) über das Sistema di Interscambio (SdI) zwischen in Italien ansässigen Unternehmern Pflicht, sowohl gegenüber Unternehmen als auch gegenüber Endverbrauchern, wie das italienische Wirtschafts- und Finanzministerium erläutert.

Belgien und Polen

In Belgien nutzen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen untereinander seit dem 1. Januar 2026 strukturierte E-Rechnungen (offizielles Portal efacture.belgium.be), mit Peppol als Referenznetz. In Polen ist das nationale System KSeF seit dem 1. Februar 2026 für Unternehmen mit über 200 Millionen Złoty Umsatz im Jahr 2024 Pflicht und seit dem 1. April 2026 für alle anderen (polnisches Finanzministerium).

Peppol, UBL und EN 16931: die gemeinsame Sprache

Die EN 16931 legt die Daten einer E-Rechnung fest; UBL und CII sind ihre beiden XML-Syntaxen. Peppol ist ein Austauschnetz mit dem Profil Peppol BIS (UBL), XRechnung und Factur-X/ZUGFeRD sind nationale Ausprägungen derselben Norm. Mit Rechnungen nach EN 16931 haben Sie die Basis für fast alle Länder; unterschiedlich ist nur der Übermittlungsweg.

ViDA: was in der ganzen EU kommt

Die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11. März 2025 ändert die Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie. Seit dem 14. April 2025 dürfen die Mitgliedstaaten eine nationale E-Rechnungspflicht ohne Genehmigung der EU einführen. Ab dem 1. Juli 2030 werden Umsätze zwischen Unternehmen verschiedener Mitgliedstaaten elektronisch nach EN 16931 abgerechnet, mit digitaler Meldung der Daten an die Finanzverwaltung. Bestehende nationale Systeme müssen spätestens bis zum 1. Januar 2035 angeglichen werden.

Länderübersicht: Vorschrift, Format und Datum

Land	Vorschrift	Format	Datum
Spanien (alle)	RD 1007/2023 (Verifactu)	Verketteter Datensatz + QR-Code auf der Rechnung	1.1.2027 Kapitalgesellschaften; 1.7.2027 übrige (Verschiebung auf Oktober 2028 angekündigt, nicht veröffentlicht)
Spanien (B2B)	Gesetz 18/2022 und RD 238/2026	UBL, CII, EDIFACT, Facturae	6.10.2027 (über 8 Mio. €); 6.10.2028 übrige
Deutschland (B2B)	§ 14 und § 27 UStG	XRechnung, ZUGFeRD 2.0.1+	Empfang 1.1.2025; Ausstellung 1.1.2027 (über 800.000 €) und 1.1.2028 alle
Frankreich (B2B und E-Reporting)	Art. 289 bis CGI	Factur-X, UBL, CII	Empfang sowie große/mittlere 1.9.2026; KMU 1.9.2027
Italien (B2B und B2C)	D.lgs. 127/2015	FatturaPA (XML) über SdI	1.1.2019
Belgien (B2B)	Belgisches MwSt.-Gesetzbuch	Peppol BIS / EN 16931	1.1.2026
Polen (B2B)	MwSt.-Gesetz (KSeF)	Strukturiertes XML in KSeF	1.2.2026 große; 1.4.2026 übrige
EU (innergemeinschaftlich B2B)	Richtlinie (EU) 2025/516	EN 16931	1.7.2030

Umsetzung in PrestaShop

1. Ordnen Sie Ihre Umsätze (B2C, B2B und Länder) und aktivieren Sie den B2B-Modus von PrestaShop, um Firmenname und USt-IdNr. abzufragen.
2. Prüfen Sie die USt-IdNr. von Geschäftskunden aus anderen Ländern, bevor Sie ohne Umsatzsteuer abrechnen.
3. Erzeugen Sie strukturierte Rechnungen: Das native PDF von PrestaShop ist keine E-Rechnung. Unser Modul für EU-E-Rechnungen erstellt aus den Shop-Rechnungen Factur-X, ZUGFeRD, XRechnung und UBL (Peppol BIS) und hängt sie an die Bestell-E-Mail an.
4. Pflegen Sie die lesbare Rechnung: Mit dem Modul für PDF-Rechnungen und Lieferscheine passen Sie Layout und Angaben an.
5. Legen Sie den Übermittlungsweg fest, wo er vorgeschrieben ist (zugelassene Plattform in Frankreich, SdI in Italien, KSeF in Polen, Peppol in Belgien), am besten mit Ihrem Steuerberater.
6. Bereiten Sie Verifactu vor, wenn Sie aus Spanien abrechnen: Die Software, die Ihre Rechnungen ausstellt, ob Shop oder Buchhaltung, muss das RD 1007/2023 rechtzeitig erfüllen.

Umsetzung in Shopify

Shopify erzeugt selbst keine strukturierten E-Rechnungen: Sie entstehen über Apps oder die angebundene Buchhaltungssoftware. Schritte: Firma und USt-IdNr. im Checkout abfragen, die Nummer in VIES prüfen, eine Rechnungs-App wählen, die EN 16931 (UBL, CII oder Factur-X) für Geschäftskunden erzeugt, und, wenn Sie aus Spanien abrechnen, prüfen, ob App oder Buchhaltung Verifactu erfüllen. Weitere Prüfungen finden Sie in unseren kostenlosen Tools für Onlineshops.

Häufige Fehler

• Ein per E-Mail versendetes PDF für eine E-Rechnung halten: In Deutschland, Frankreich, Belgien, Polen und Italien ist es keine.
• Verifactu mit der B2B-E-Rechnung verwechseln: Es sind zwei getrennte Pflichten mit eigenen Zeitplänen.
• Eine angekündigte Verschiebung für geltendes Recht halten: Es zählt nur, was im Amtsblatt steht.
• Den Empfang vergessen: In Deutschland und Frankreich müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, auch bevor Sie sie ausstellen müssen.

Häufige Fragen

Braucht mein Onlineshop, der nur an Verbraucher verkauft, E-Rechnungen?

In der Regel müssen Sie Verbrauchern keine strukturierten Rechnungen ausstellen, außer in Italien. Rechnen Sie aber aus Spanien ab, betrifft Verifactu die Software für jede Rechnung oder jeden Beleg, und in Frankreich fallen Verkäufe an Privatpersonen unter das E-Reporting.

Ab wann ist Verifactu Pflicht?

Laut BOE mit Stand Oktober 2026: am 1. Januar 2027 für Kapitalgesellschaften und am 1. Juli 2027 für alle anderen. Das spanische Finanzministerium hat eine Verschiebung auf Oktober 2028 angekündigt, die aber noch nicht im BOE veröffentlicht ist.

Welches Format wähle ich für Geschäftskunden in mehreren Ländern?

Eines nach EN 16931. Factur-X/ZUGFeRD (PDF mit XML) passt für Frankreich und Deutschland und ist auch für Menschen lesbar; UBL im Profil Peppol BIS ist die Referenz in Belgien und im Peppol-Netz.

Betrifft das auch Verkäufe an Unternehmen in anderen EU-Ländern?

Die heutigen nationalen Pflichten betreffen Umsätze zwischen Unternehmen im selben Land. Innergemeinschaftliche B2B-Umsätze werden mit ViDA ab dem 1. Juli 2030 e-rechnungspflichtig.

Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt keine Rechtsberatung.